¿Se puede facturar con Excel? La respuesta corta es no

Durante años, facturar con una plantilla de Excel fue perfectamente normal. Ya no lo es, y el motivo no es una recomendación de buenas prácticas: es que una hoja de cálculo es un sistema informático de facturación y no cumple ninguno de los requisitos que ahora se le exigen.

#La única excepción que queda

La factura manuscrita en papel. Quien emite facturas exclusivamente a mano, sin ningún sistema informático de por medio, queda fuera del reglamento.

En la práctica no es una salida para casi nadie: implica renunciar a enviar facturas por correo electrónico, a tener un histórico consultable y a cualquier automatización. Y con la factura electrónica avanzando en paralelo, es una puerta que se estrecha cada año. Lo tienes en factura electrónica obligatoria.

#Lo que Excel sí puede seguir haciendo

Esto conviene aclararlo, porque la respuesta corta se malinterpreta: no está prohibido usar Excel. Lo que no puede hacer es emitir las facturas.

Puedes seguir usándolo, sin ningún problema, para:

• Llevar tu control interno de cobros, previsiones y márgenes.
• Preparar presupuestos, que no son documentos con efectos fiscales. Cómo hacerlos bien, en cómo hacer un presupuesto.
• Analizar tus datos exportados desde el programa de facturación.
• Cuadrar los trimestres antes de presentar el modelo 303.

La línea es clara: Excel como herramienta de análisis, sí; Excel como emisor de facturas, no.

#Qué requisitos incumple, uno por uno

Para que se entienda que no es una cuestión de formato ni de tener la plantilla bonita:

Cuatro de cinco. Y los dos primeros son precisamente los que dan sentido a toda la norma: el objetivo es que no se pueda borrar una factura después de haberla cobrado.

#Por qué la norma va precisamente a por esto

Entender el motivo ahorra discusiones, porque las reglas dejan de parecer caprichosas.

El objetivo declarado del reglamento es impedir el llamado software de doble uso: programas que permiten llevar una contabilidad para enseñar y otra real, borrando ventas después de haberlas cobrado. Durante años eso se hizo con aplicaciones diseñadas para ello, y también, sin mala intención, con hojas de cálculo que simplemente permitían editar lo ya emitido.

De ahí salen los dos requisitos que Excel no puede cumplir por diseño:

• Que una factura emitida no se pueda modificar ni borrar sin que quede constancia.
• Que cada registro quede encadenado con el anterior, de forma que eliminar uno rompa la cadena de forma detectable.

No es una cuestión de confiar o no en ti: es que el sistema tiene que hacer imposible lo que antes era trivial. Una hoja de cálculo, por definición, existe para que puedas cambiar cualquier celda.

#Cómo salir de Excel sin perder nada

El cambio asusta más de lo que cuesta, y el orden importa:

1. Cierra el ejercicio en curso con lo que tengas. No migres a mitad de trimestre: complica el cuadre y no gana nada.

2. Elige herramienta antes de tocar nada. Las opciones que hay y los criterios que de verdad deciden están en mejores programas de facturación para autónomos. Incluida la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, que para quien emite pocas facturas puede ser suficiente.

3. Guarda tu histórico de Excel tal cual. No hay que migrarlo al programa nuevo: hay que conservarlo. Las facturas emitidas antes siguen siendo válidas y hay que poder acreditarlas durante cuatro años.

4. Empieza la numeración donde la dejaste. No reinicies por estrenar programa: la serie tiene que seguir siendo correlativa. Es el error más común al migrar, y está en la guía de numeración de facturas.

5. Comprueba la declaración responsable del programa nuevo antes de emitir la primera factura con él.

#Preguntas frecuentes

#¿Me pueden sancionar por haber facturado con Excel antes?

Las facturas emitidas correctamente en su momento siguen siendo válidas. Lo que se exige hacia adelante es el sistema conforme; no hay una revisión retroactiva de cómo generaste una factura de hace tres años.

#¿Y si solo emito dos facturas al mes?

El volumen no cambia la obligación. Lo que sí cambia es la solución razonable: con dos facturas al mes, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria puede bastarte y no hay motivo para pagar por nada.

#¿Puedo hacer la factura en Excel y luego pasarla al programa?

Podrías, pero es trabajo duplicado sin ninguna ventaja. Si el programa es el que emite, hazla directamente ahí.

#¿Qué pasa con las plantillas de Word o los PDF rellenables?

Exactamente lo mismo que con Excel. El problema no es el formato, es que el documento se puede alterar sin dejar constancia.

#¿Y si mi gestoría me hace las facturas?

Entonces el sistema que debe cumplir es el suyo, y conviene preguntárselo por escrito. Si estás decidiendo si delegar, la comparación está en gestoría o hacerlo solo.

#¿Esto afecta también a los presupuestos y las proformas?

No. Ni un presupuesto ni una factura proforma son facturas: no tienen efectos fiscales y no entran en el reglamento. Puedes seguir haciéndolos en Excel sin ningún problema.