Numeración de facturas: series, saltos y cómo corregir

La regla cabe en una frase: la numeración de las facturas dentro de cada serie tiene que ser correlativa. Lo dice el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 y de ahí salen casi todas las dudas que genera este asunto.

Correlativa significa sin saltos y sin repeticiones. No significa que solo puedas tener una serie, ni que no puedas empezar de nuevo en enero. Vamos por partes, porque las tres cosas se confunden entre sí.

#Qué formato usar

El reglamento no impone un formato: exige orden. En la práctica funciona bien cualquiera que cumpla tres condiciones: que sea fácil de ordenar, que no se repita nunca y que diga de un vistazo de qué año es.

Lo importante es elegir uno y no cambiarlo a mitad de ejercicio. Un cambio de formato en mayo obliga a explicar el criterio si alguien mira, y no aporta nada.

#Cuándo hacen falta series separadas

Aquí está lo que casi nadie sabe: hay tres casos en los que la serie separada no es opcional. El artículo 6 las exige expresamente:

1. Las facturas rectificativas. Siempre en su propia serie. Una rectificativa nunca lleva un número de la serie ordinaria. Cómo se hacen y cuándo tocan está en la guía de la factura rectificativa.

2. Las expedidas por el destinatario o por un tercero. Si tu cliente emite las facturas por ti —el llamado autofacturado, habitual en algunos sectores— o lo hace una gestoría en tu nombre, cada uno necesita su propia serie distinta.

3. Las expedidas en procedimientos de ejecución forzosa administrativa. Caso raro para un autónomo normal, pero está en la norma.

Fuera de esos tres, las series separadas son voluntarias y se pueden usar cuando haya razones que lo justifiquen. Las razones habituales:

• Separar actividades distintas si tienes más de un epígrafe. Los tuyos, en la guía de epígrafes del IAE.
• Separar facturas simplificadas (los antiguos tickets) de las completas.
• Separar por punto de venta o sucursal, si tienes más de uno.
• Separar clientes nacionales de intracomunitarios, que muchos hacen para cuadrar el modelo 349 sin pelearse.

#¿Se puede reiniciar la numeración cada año?

Sí, y es lo normal. Empezar cada 1 de enero por el 001 está admitido y es la práctica mayoritaria, siempre que el año forme parte del número y no haya ambigüedad: 2026/001 no se confunde con 2025/001.

Lo que no puedes hacer es reiniciar a mitad de año sin más, ni tener dos facturas con idéntico número completo. Si usas un contador continuo sin año (000147, 000148...), entonces no se reinicia nunca: sigue creciendo indefinidamente.

#Me he saltado un número: qué hago

La respuesta corta: no pasa nada grave, pero no lo arregles borrando.

Un salto no es una infracción por sí mismo. Lo que genera problemas es no poder explicarlo. La Ley General Tributaria permite a Hacienda pedir justificación de la llevanza de los libros registro, y un hueco sin explicación es lo que levanta la ceja.

Qué hacer según el caso:

Si el número no llegó a usarse nunca (te equivocaste al configurar el programa, por ejemplo): déjalo documentado. Una nota interna con la fecha y el motivo basta. No emitas una factura falsa para tapar el hueco.

Si la factura se emitió y quieres anularla: no se borra. Se emite una factura rectificativa que la deja a cero. La factura original sigue existiendo, con su número, y la rectificativa explica por qué no tiene efecto. Es la única forma correcta.

Si te has saltado varios por un cambio de programa: es el caso más común al migrar. Documenta el último número de la herramienta antigua y el primero de la nueva, y guarda ese apunte con la contabilidad del ejercicio.

#Qué cambia con VeriFactu

Este punto se vuelve más importante de lo que era. En la facturación verificable, cada registro encadena una huella con el anterior, de forma que la secuencia queda sellada.

En la práctica, dos consecuencias:

• Los saltos y las modificaciones posteriores dejan de ser invisibles. La cadena las delata sola, sin que nadie tenga que revisar nada a mano.
• Cuadrar la numeración antes de entrar en el sistema pasa a ser importante. Empezar con la serie desordenada arrastra el problema hacia adelante.

Si te toca y desde cuándo, en la guía de VeriFactu. Y para elegir herramienta, los programas de facturación comparados.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo tener dos facturas con el mismo número en series distintas?

Sí. A-2026/001 y B-2026/001 son números distintos porque la serie forma parte del número. Lo que no puedes es repetir dentro de la misma serie.

#¿La primera factura de mi vida tiene que ser la 001?

No necesariamente, aunque es lo lógico. Puedes empezar por donde quieras siempre que a partir de ahí sea correlativo. Empezar por 2026/100 para aparentar recorrido es legal, pero no engaña a nadie que sepa mirar.

#¿Qué pasa si emito una factura con fecha anterior a otra ya emitida?

Que la numeración y las fechas dejan de ir en el mismo orden, y eso sí llama la atención. La numeración debe seguir el orden temporal de emisión. Si necesitas documentar algo de una fecha pasada, se hace con los mecanismos de corrección, no retrocediendo el contador.

#Tengo facturas simplificadas y completas, ¿series separadas?

No es obligatorio, pero es muy recomendable. Llevan requisitos distintos y se declaran distinto; mezclarlas en una sola serie complica cualquier revisión sin ninguna ventaja a cambio.

#¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas emitidas?

Cuatro años por la vía fiscal, que es el plazo de prescripción general, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Si hay bienes de inversión de por medio, el plazo se alarga.

#Mi gestoría emite mis facturas, ¿serie propia?

Sí, y es uno de los tres casos obligatorios. Si un tercero expide facturas en tu nombre, ese tercero necesita su serie distinta. Conviene tenerlo claro antes de decidir entre gestoría o hacerlo solo.