Mejores programas de facturación para autónomos

Con la llegada de Verifactu, elegir programa de facturación ha dejado de ser una cuestión de gusto y se ha convertido en una obligación legal con consecuencias. Y como era previsible, todo el mercado se ha lanzado a vender "adaptación a Verifactu" como si fuera una función premium.

Esta guía no te da un ranking con enlaces de afiliación disfrazados de opinión. Te da los criterios para que evalúes tú, porque el mejor programa depende de cuántas facturas emites y de cómo trabajas.

Si todavía no tienes claro qué es Verifactu ni si te obliga, empieza por la guía de Verifactu y vuelve aquí.

#Los cuatro tipos de solución que existen

#1. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria

Hacienda ofrece una aplicación gratuita de facturación que cumple el reglamento por definición.

Para quién es: autónomos con pocas facturas al mes, clientes recurrentes y necesidades simples.

Lo bueno: gratis, cumple sin discusión, y no vas a tener nunca el problema de que tu proveedor no se adapte a un cambio normativo.

Lo malo: es una herramienta de cumplimiento, no de gestión. No esperes control de cobros, recordatorios, informes ni integración con tu banco.

#2. Software de facturación en la nube

La categoría más poblada: aplicaciones web de suscripción mensual.

Para quién es: la mayoría de autónomos con actividad continua, entre 10 y 100 facturas al mes.

Qué debe traer sin excusas: facturas recurrentes, presupuestos convertibles en factura, control de cobros y vencimientos, gastos con captura de foto, informes de IVA e IRPF por trimestre alineados con el modelo 303 y el modelo 130, y exportación completa.

Rango de precio razonable: entre 5 y 20 € al mes para un autónomo sin empleados. Por encima de eso estás pagando funciones de empresa que no vas a usar.

#3. El software de tu gestoría

Muchas asesorías incluyen su propia plataforma en la cuota mensual.

Lo bueno: los datos ya están donde tienen que estar, sin duplicar trabajo, y el cumplimiento es problema de tu gestoría.

Lo malo: la usabilidad suele ir muy por detrás, y te ata. Cambiar de asesoría implica cambiar de sistema y migrar el histórico.

La pregunta que debes hacer: "Si algún día me voy, ¿puedo exportar todas mis facturas y clientes en un formato estándar?". La respuesta te dice mucho.

#4. ERP o solución sectorial

Programas más completos, a veces específicos de un sector (talleres, clínicas, hostelería, comercio con TPV).

Para quién es: actividades con inventario, punto de venta, citas o trazabilidad de producción. Si tienes stock, un programa de facturación genérico se te queda corto enseguida.

#Los criterios que de verdad deciden

#Cumplimiento acreditado, no prometido

Pide la declaración responsable: es el documento que el reglamento obliga a tener al fabricante, en el que certifica que su sistema cumple. Un proveedor serio lo tiene publicado o te lo manda en cinco minutos.

Y pregunta en qué modalidad trabaja: remisión a la AEAT (Verifactu) o sistema no verificable con conservación local. No es lo mismo para tus obligaciones.

#La prueba de los 30 segundos

Emitir una factura habitual, con un cliente que ya tienes, no debería llevarte más de 30 segundos. Si en la prueba gratuita tardas dos minutos, multiplícalo por todas las facturas del año: eso es tiempo tuyo.

#Portabilidad de datos

Antes de suscribirte, prueba la exportación. No preguntes si existe: haz la exportación y mira qué sale. Debería incluir clientes, facturas con todas sus líneas, gastos y, a poder ser, los PDF.

Un programa del que no puedes salir no es un programa: es una jaula.

#Facturas rectificativas de verdad

Con Verifactu ya no puedes editar ni borrar una factura emitida. Un programa bien hecho gestiona esto con rectificativas encadenadas y te lo explica al hacerlo. Un programa mal adaptado te deja el botón de "editar" y te mete en un problema.

Pruébalo en la demo: emite una factura y intenta cambiarla. Cómo reacciona el programa te dice cuánto se han tomado en serio la adaptación.

#Soporte en español y en horario español

Suena menor hasta el 18 de abril, cuando te falta un dato para presentar el 303 y el chat te responde en inglés dentro de 48 horas.

#Banderas rojas

"Adaptación a Verifactu próximamente". A estas alturas es una señal de alarma, no una promesa.
Cobrar aparte por el cumplimiento legal. Cumplir la ley no es una función premium.
No poder exportar o exportar solo PDF. Un PDF no es un dato.
Contrato anual obligatorio sin prueba real previa.
Sin declaración responsable o con evasivas al pedirla.
Precio por factura emitida en un plan de autónomo. Penaliza justo cuando el negocio va bien.

#Cómo migrar sin romper nada

Si tienes que cambiar, hazlo bien y en este orden:

Cambia con el trimestre. Migrar a mitad de trimestre te obliga a sacar datos de dos sistemas para un mismo modelo. Espera al 1 de enero, abril, julio u octubre.
Exporta todo del sistema viejo antes de dar de baja la suscripción: facturas, clientes, gastos y PDF. Guárdalo en dos sitios.
Cuadra la numeración. La serie de facturas debe seguir siendo correlativa. Configura el nuevo programa para que continúe donde lo dejaste, no para que empiece en 1.
Emite una factura de prueba y comprueba que el QR y la leyenda aparecen correctamente.
No canceles el sistema antiguo hasta cerrar el ejercicio y presentar la declaración anual.

Calcularlo con nuestra herramienta

#Preguntas frecuentes

#¿Hay algún programa de facturación gratis que cumpla Verifactu?

Sí: la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria cumple por diseño. También hay planes gratuitos de proveedores privados, pero revisa el límite de facturas y si la exportación está incluida, porque suele ser lo primero que reservan para el plan de pago.

#¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

No de forma conforme. Una hoja de cálculo no cumple los requisitos de inalterabilidad ni de encadenamiento de registros. Está explicado en detalle en la guía de Verifactu.

#¿Necesito un programa distinto para los impuestos?

No necesariamente. Un buen programa de facturación te da los importes agregados que necesitas para el 303 y el 130, pero presentar los modelos se hace en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o a través de tu gestoría.

#¿Qué pasa si mi proveedor cierra?

Es exactamente el motivo por el que la portabilidad es un criterio de selección y no un detalle. Exporta tus datos periódicamente, no solo cuando pienses en irte. Una copia trimestral guardada por ti es barata y te cubre.

#¿El programa tiene que enviar mis facturas a Hacienda?

Solo si trabaja en modalidad Verifactu. En la modalidad no verificable no se envía nada, pero el sistema debe conservar los registros firmados y encadenados y poder aportarlos si Hacienda los reclama.

#¿Merece la pena pagar por un programa si emito 3 facturas al mes?

Con ese volumen, no. Usa la aplicación gratuita de la AEAT y dedica ese dinero a otra cosa. El software de suscripción empieza a justificarse cuando la gestión de cobros y de gastos te consume tiempo real.