Factura electrónica obligatoria: fechas oficiales y qué cambia

Hay dos obligaciones distintas circulando a la vez, con nombres parecidos, calendarios distintos y mucha confusión comercial encima. Vamos a separarlas, porque los proveedores de software tienen incentivo para mezclarlas.

#La diferencia, en una tabla

La confusión típica: creer que si ya cumples Verifactu, ya cumples todo. No. Verifactu es sobre cómo guardas la factura; esta otra es sobre cómo se la mandas a tu cliente.

Si aún no tienes claro Verifactu, empieza por su guía.

#Qué es una factura electrónica de verdad

Y aquí está el malentendido más extendido: un PDF por correo no es una factura electrónica a efectos de esta ley.

Una factura electrónica en sentido legal es un documento en formato estructurado: un fichero que un programa puede leer e integrar sin que nadie transcriba nada. En España el formato de referencia es Facturae (XML), y en el ámbito europeo existen otros como UBL.

La diferencia práctica: un PDF lo lee una persona; un XML estructurado lo lee un programa. Toda la obligación existe para conseguir lo segundo.

#Qué te va a exigir

Tres cosas:

1. Emitir en formato estructurado las facturas a otras empresas y profesionales.

2. Poder recibirlas en ese formato. Es la parte que se olvida: no solo tienes que emitir, también tienes que ser capaz de recibir e interoperar.

3. Informar del estado de las facturas que recibes: aceptada, rechazada, pagada, con la fecha. Este es el punto que da sentido a toda la ley — permitir medir la morosidad real entre empresas.

#Las fechas: ya son oficiales

Hicieron falta dos normas. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, es el reglamento: dice qué hay que hacer y da 12 o 24 meses para hacerlo. Pero esos meses no contaban desde el reglamento, sino desde una orden ministerial de Hacienda que regulara la solución pública de facturación.

Esa orden ya está: es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Desde ese día corre el reloj, y el calendario queda así:

Es el calendario que publica la Agencia Tributaria. Durante su primer año, las grandes empresas tienen que acompañar cada factura electrónica con un PDF legible para quien todavía no esté obligado, así que vas a empezar a recibirlas antes de tener que emitirlas.

El mismo día que se publicó la orden, Hacienda anunció además que quiere aplazar Verifactu hasta octubre de 2028, para que las dos obligaciones lleguen a la vez a pymes y autónomos. De momento es un anuncio, no una norma: está explicado en la guía de Verifactu.

#Qué hacer ahora (y qué no)

Sí:

• Pregunta a tu proveedor de facturación si contempla Facturae y el informe de estados. Un correo de una línea.
• Si tu software cumple Verifactu, es muy probable que el mismo proveedor añada esto sin coste adicional cuando toque. Los criterios para evaluarlo están en la comparativa de programas de facturación.
• Si facturas a administraciones públicas, ya estás en esto: la factura electrónica en el sector público es obligatoria desde hace años vía FACe, con Facturae. Ya tienes medio camino hecho.

No:

• No contrates una solución específica "para la factura electrónica" antes de saber si tu programa actual va a cubrirlo. Es el momento clásico de venta cruzada aprovechando la confusión.
• No cambies de sistema con prisa. Migrar el histórico lleva tiempo y hacerlo mal cuesta más que llegar justo.

#Y si emites pocas facturas

La orden de octubre crea la Solución Pública de Facturación Electrónica, que gestiona la Agencia Tributaria y es gratuita para quien la use. Además, la Agencia Tributaria ofrece su propia aplicación gratuita de facturación conforme a Verifactu.

Si emites menos de diez facturas al mes, es muy probable que las herramientas públicas te cubran las dos obligaciones sin pagar una suscripción. Es la opción que menos gente considera y que a más gente le vale.

#El caso de las Administraciones, que va por libre

Conviene no mezclarlo: facturar a una Administración pública ya es electrónico y obligatorio desde 2015, con su propio formato, su propio punto de entrada y sus propios códigos. Nada que ver con el calendario entre empresas. Lo tienes en facturar a la Administración pública.

#Preguntas frecuentes

#¿Un PDF firmado electrónicamente cuenta como factura electrónica?

Para esta obligación, no. Un PDF —firmado o no— no es un formato estructurado que un programa pueda procesar automáticamente. Se necesita Facturae u otro formato estructurado admitido.

#¿Me afecta si solo facturo a particulares?

La obligación de factura electrónica de la Ley Crea y Crece se refiere a operaciones entre empresarios y profesionales. Si tu clientela es exclusivamente de particulares, quedas fuera de esta capa — pero Verifactu te sigue aplicando por el software que uses.

#¿Tengo que guardar las facturas electrónicas de otra forma?

Los plazos de conservación son los generales, pero debes conservar el fichero estructurado original, no solo una representación visual. Que puedas ver el PDF no basta si el que tiene valor es el XML.

#¿Esto sustituye al modelo 303 o a algún trámite?

No. Es una obligación de forma y canal en la relación con tu cliente. Tus declaraciones siguen exactamente igual: el modelo 303 y los demás no cambian.

#¿Cuánto me va a costar?

Si tu proveedor actual lo incluye, probablemente nada. Si tienes que cambiar, el rango de un programa de facturación para autónomo está entre 5 y 20 € al mes. Y las herramientas públicas son gratuitas. Cumplir la ley no debería ser una función premium: si te la cobran aparte, es una señal.

#¿Cuándo me obliga exactamente?

Si eres autónomo o una empresa por debajo de 8 millones de volumen de operaciones, el 6 de octubre de 2028: 24 meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026. Si superas los 8 millones, el 6 de octubre de 2027. Los autónomos tienen un año más, hasta el 6 de octubre de 2029, para la parte de informar del estado de pago de las facturas que reciben.

#¿Y si mi cliente no puede recibir facturas electrónicas?

Durante el periodo de transición conviven los dos sistemas. Cuando la obligación te alcance a ti y a tu cliente, ambos tendréis que estar en condiciones de emitir y recibir. Es el motivo por el que la ley incluye la capacidad de recepción como obligación, no solo la de emisión.