Facturar a la Administración: FACe, Facturae y los códigos DIR3

Facturar a un ayuntamiento, a una consejería o a un ministerio no se parece a facturar a una empresa. No vale un PDF por correo: hace falta un formato concreto, una firma electrónica y tres códigos que solo te puede dar tu propio cliente.

Y el orden importa, porque mientras la factura no esté correctamente presentada, el plazo de pago no empieza a contar.

#Cuándo es obligatorio

Desde el 15 de enero de 2015. La Ley 25/2013 permite a cada Administración excluir del trámite electrónico las facturas de importe inferior a 5.000 €, así que:

A partir de 5.000 €, factura electrónica siempre.
Por debajo, depende de lo que haya decidido esa Administración. Muchas la exigen para todo, porque simplifica su propia gestión.

No lo supongas: pregúntalo al hacer el pedido. Es la primera pregunta que hay que hacer, y ahorra el primer rechazo.

#Los tres códigos DIR3

Aquí es donde se atasca casi todo el mundo la primera vez. La factura tiene que llevar la codificación del directorio DIR3, que identifica a las unidades administrativas que intervienen:

Código	Qué identifica	Quién es
Oficina contable	Dónde se registra contablemente	La intervención o el órgano de contabilidad
Órgano gestor	Quién gestiona el gasto	El área o consejería que te contrató
Unidad tramitadora	Quién tramita el expediente	El servicio concreto que pidió el trabajo

Te los tiene que dar tu cliente. No los inventes ni los deduzcas: con un código mal puesto, la factura entra pero se queda en el limbo administrativo o se rechaza directamente.

#El formato y la firma

La factura debe ir en Facturae, un formato XML estructurado, en su versión 3.2 o superior, y firmada electrónicamente.

Eso significa dos cosas muy prácticas:

Un PDF no vale, por bonito que sea. Ni un PDF firmado: el formato tiene que ser Facturae.
Necesitas un programa que lo genere y lo firme. No es algo que se haga a mano. Casi todos los programas de facturación lo incluyen, pero conviene confirmarlo antes si vas a trabajar con administraciones. También existe la aplicación gratuita del Ministerio para generar Facturae, si tu volumen es pequeño.

Para firmar necesitas tu certificado digital, que a estas alturas ya deberías tener para todo lo demás: está en la guía del certificado digital. Y antes de facturar, para contratar con una administración te pedirán estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social: cómo sacarlo está en el certificado de estar al corriente.

#Dónde se presenta

FACe es el punto general de entrada de la Administración General del Estado, y también lo usan muchas comunidades autónomas y ayuntamientos que se han adherido.

Pero no todas. Algunas comunidades y entidades locales grandes tienen su propio punto de entrada. Otra pregunta para el cliente, junto con los códigos: ¿presentáis por FACe o tenéis punto propio?

#Por qué se rechazan las facturas

Las causas habituales, por orden de frecuencia:

Códigos DIR3 incorrectos o incompletos. La número uno con diferencia.
Formato o versión de Facturae que no admiten.
Falta el número de expediente o de contrato cuando esa Administración lo exige.
Datos fiscales que no coinciden exactamente con los del contrato.
Firma electrónica caducada o certificado no válido.

Un rechazo no es una multa, pero cuesta tiempo: hay que corregir y volver a presentar, y el plazo de pago se reinicia.

#El plazo de pago, y cuándo empieza

Las Administraciones tienen 30 días para pagar desde la conformidad de la prestación, con un tope legal. Lo importante para ti:

El reloj no empieza cuando emites la factura, sino cuando queda correctamente registrada en el registro contable. Por eso presentar bien a la primera no es una formalidad: es dinero cobrado un mes antes.

Y si se pasan del plazo, tienes derecho a intereses de demora y a reclamar. El procedimiento general está en cobrar facturas impagadas.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo facturar a la Administración siendo autónomo?

Sí, con normalidad. Lo que cambia es la forma de presentar la factura, no quién puede emitirla.

#¿Necesito darme de alta en FACe?

No hace falta registro previo para presentar: se accede con certificado digital. Sí conviene darse de alta para recibir notificaciones del estado de tus facturas.

#¿Y si la factura es de 200 €?

Depende de si esa Administración ha ejercido la exclusión por debajo de 5.000 €. Pregúntalo: muchas exigen el trámite electrónico para cualquier importe.

#¿Me pueden exigir factura electrónica y además una copia en papel?

No debería. El registro electrónico sustituye al papel. Si te lo piden, suele ser inercia de una unidad concreta.

#¿Esto es lo mismo que la factura electrónica obligatoria entre empresas?

No, son dos cosas distintas y con calendarios distintos. La de las Administraciones lleva en vigor desde 2015; la de empresa a empresa va por otro camino y está en factura electrónica obligatoria.

#¿Cómo sé si han recibido mi factura?

En FACe puedes consultar el estado con tu certificado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada. Conviene mirarlo a los pocos días de presentar, no un mes después.