Cómo cobrar una factura impagada siendo autónomo

Un impago de 3.000 € para una empresa es un apunte contable. Para un autónomo es el alquiler de dos meses. Y encima has adelantado el IVA de una factura que no has cobrado.

La buena noticia: la ley está bastante de tu lado. La mala: hay que usarla, y hay plazos que si se pasan, se pierden.

#Lo que dice la ley de morosidad

Mucha gente negocia plazos de pago como si fueran libres. No lo son:

30 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio, si no hay pacto.
60 días naturales como máximo si hay pacto expreso. Un plazo mayor es nulo por abusivo, aunque lo hayas firmado.
Intereses de demora automáticos desde el día siguiente al vencimiento. No hay que reclamarlos ni pactarlos: nacen solos.
Indemnización por costes de cobro que se devenga también automáticamente.

#La secuencia que funciona

Por orden. No te salte pasos, porque cada uno construye la prueba del siguiente.

#1. El recordatorio amable (día 1-7 de retraso)

Un correo corto: número de factura, importe, fecha de vencimiento y datos de pago. Sin dramatismo.

La mitad de los impagos son despistes administrativos y se resuelven aquí. Y ya te sirve como prueba de reclamación, que es lo que necesitarás después.

#2. La reclamación formal (día 15-30)

Otro correo, ahora citando el vencimiento incumplido y mencionando expresamente que a partir de la fecha se devengan intereses de demora conforme a la Ley 3/2004.

El cambio de tono importa: la referencia a la norma comunica que sabes lo que haces sin necesidad de amenazar.

#3. El requerimiento con acuse (día 30-45)

Ahora por escrito con prueba de recepción: correo certificado con acuse de recibo, o burofax.

El burofax cuesta unos 30-40 € y es la herramienta más rentable de esta lista, por dos razones: acredita fecha y contenido de forma fehaciente, y produce un efecto psicológico que un correo no consigue. Muchos impagos se cobran justo aquí.

Y hay un motivo técnico para hacerlo: el requerimiento fehaciente es requisito para recuperar el IVA.

#4. El procedimiento monitorio (a partir del día 60)

Un procedimiento judicial diseñado para deudas de dinero documentadas. Sus ventajas:

No necesitas abogado ni procurador para reclamaciones por debajo de 2.000 €.
Es rápido si el deudor no se opone: el juzgado le requiere y, si no paga ni se opone en 20 días, se despacha ejecución.
Se presenta con un formulario normalizado.

Si el deudor se opone, el asunto pasa a juicio ordinario o verbal según la cuantía, y ahí sí conviene abogado.

#Recuperar el IVA que ya ingresaste

Esta parte es la que más dinero deja sobre la mesa por desconocimiento.

Si emitiste una factura, declaraste su IVA en el modelo 303 e ingresaste ese dinero, has pagado un IVA que nunca cobraste. La ley permite recuperarlo modificando la base imponible, pero con requisitos formales estrictos:

Que haya transcurrido el plazo legal desde el devengo sin obtener el cobro.
Que la operación esté registrada en tus libros.
Que hayas reclamado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial al deudor.
Emitir una factura rectificativa en el plazo previsto. El procedimiento está en la guía de la factura rectificativa.
Comunicarlo a Hacienda en plazo.

Y para el IRPF: el impago puede tratarse como pérdida por deterioro de crédito cumpliendo los requisitos, lo que reduce tu rendimiento y por tanto lo que pagas. Está en la línea de lo que se cuenta en la guía de gastos deducibles, pero es un supuesto que conviene revisar con un profesional.

#Cómo evitar llegar aquí

Lo más rentable de todo este artículo:

Cobra por adelantado o a plazos. Un 30-50 % al empezar, el resto a la entrega. El cliente que no acepta un anticipo razonable te está dando información valiosa.

Presupuesto firmado antes de empezar. Con importe, alcance, plazos y condiciones de pago. Es tu documento probatorio en el monitorio.

Factura el mismo día. Cada día que tardas en emitir es un día que retrasas el vencimiento.

Vigila los vencimientos. Un programa de facturación decente te avisa; hacerlo de memoria no funciona. Los criterios para elegir uno están en la comparativa de programas de facturación.

Deja de trabajar al primer impago. Seguir entregando a un cliente que ya te debe una factura es cómo un impago de 3.000 € se convierte en uno de 9.000 €.

Comprueba a quién facturas. Antes de aceptar un encargo grande de una empresa desconocida, mira su información registral. Cuesta poco y evita mucho.

#Y si te ofrecen pagarte en efectivo

Cuidado con esa salida. El límite legal está en 1.000 € cuando una de las partes actúa como empresario o profesional —o sea, siempre que factures tú—, la sanción es del 25 % de lo pagado y la pagan las dos partes. Y hay un detalle que conviene conocer antes de aceptar: quien denuncia la operación en los tres meses siguientes queda exento, y el otro no. Los límites y las excepciones, en cobrar en efectivo.

#Antes del impago: el presupuesto

La mayoría de los impagos se evitan antes de empezar el trabajo, no después. Un presupuesto con exclusiones explícitas, plazo de validez y anticipo filtra buena parte de los clientes que no iban a pagar. Cómo redactarlo, en cómo hacer un presupuesto.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo cobrar intereses de demora sin haberlo pactado?

Sí. Los intereses de demora en operaciones comerciales se devengan automáticamente al vencimiento del plazo legal o pactado, sin necesidad de aviso previo ni de cláusula en el contrato.

#¿Merece la pena el monitorio por 800 €?

Para importes por debajo de 2.000 € no necesitas abogado ni procurador, así que el coste es fundamentalmente tu tiempo y las tasas aplicables. Con documentación clara, sí suele merecer la pena. Por encima de esa cuantía, haz el cálculo con los honorarios incluidos.

#¿Qué pasa si el deudor no tiene dinero?

Puedes obtener una sentencia favorable y no cobrar. Es el riesgo real de cualquier reclamación: el título ejecutivo no crea patrimonio donde no hay. Es también el motivo para comprobar la solvencia antes de aceptar encargos grandes.

#¿Tengo que seguir declarando esa factura si no la he cobrado?

Sí. El IVA se devenga con la operación, no con el cobro, así que la factura se declara en su trimestre. Recuperar ese IVA después requiere el procedimiento de modificación de base imponible explicado arriba.

#¿Sirve un WhatsApp como prueba de reclamación?

Como indicio puede servir, y de hecho los tribunales admiten mensajería. Pero para el requisito formal de recuperar el IVA se exige reclamación judicial o requerimiento notarial, así que un WhatsApp no basta para eso.

#¿Puedo añadir recargo por retraso en mis facturas?

Puedes informar en tus condiciones de que el retraso devengará los intereses previstos en la Ley 3/2004. No necesitas inventar un recargo propio: el derecho legal ya existe y es más sólido que una cláusula tuya.