Gastos deducibles del autónomo: la lista completa

Cada euro de gasto que deduces correctamente baja tu base imponible y, con ella, lo que pagas de IRPF y lo que cotizas. Y cada euro que deduces mal es una paralela con recargo dos años después.

La diferencia entre las dos cosas se reduce a tres requisitos. Si los interiorizas, dejas de necesitar listas.

#Los tres requisitos que decide todo

Un gasto es deducible cuando cumple las tres cosas a la vez. Falla una y no lo es, por muy convencido que estés.

1. Está vinculado a la actividad. Tiene que estar afecto a tu trabajo, no a tu vida personal. Este es el requisito que se cae en la mayoría de los casos conflictivos.

2. Está justificado con factura completa. Factura, no ticket. Con tu nombre, tu NIF, la fecha, el concepto y el desglose de la base y el IVA. Un ticket de caja sirve para el gasto en IRPF en algunos supuestos, pero no te permite deducir el IVA.

3. Está registrado en tus libros. Anotado en el libro de gastos e inversiones, en el ejercicio que corresponde.

#Los gastos que nadie te va a discutir

Empecemos por lo fácil. Estos son deducibles de forma clara y directa:

Cuota de autónomos al RETA. Íntegra, todos los meses. Es el gasto más limpio que vas a tener y el que más gente olvida anotar. Los importes están en la guía de cuota de autónomos.
Cuotas de colegios profesionales, con los límites que marca la norma.
Seguros obligatorios de la actividad, incluido el de responsabilidad civil. Lo desarrollamos en la guía del seguro de RC para autónomos.
Gestoría, asesoría, abogados y notaría vinculados a tu actividad.
Software, licencias y suscripciones que usas para trabajar: programa de facturación, herramientas de diseño, alojamiento web, dominio.
Material y suministros de oficina.
Formación relacionada con tu actividad: cursos, libros técnicos, congresos.
Publicidad y marketing: campañas, web, tarjetas, diseño de marca.
Servicios de otros profesionales que subcontratas.
Salarios y cuotas de la Seguridad Social de tus trabajadores, si tienes.
Alquiler del local y sus suministros, si tienes local separado.
Amortización de la inversión en equipos, mobiliario y vehículos afectos.

#Los casos límite: aquí se pierde el dinero

Estos son los que generan el 90 % de los problemas. Vamos uno a uno con criterio.

#La casa, si trabajas desde casa

Deducible, pero con un cálculo en dos partes que se confunde constantemente.

Los gastos de titularidad (hipoteca —solo intereses—, IBI, comunidad, seguro del hogar, amortización) se deducen en proporción a los metros cuadrados que dedicas a la actividad. Si tu casa tiene 100 m² y tu despacho ocupa 15, deduces el 15 %.

Los suministros (luz, agua, gas, internet) siguen otra regla: se aplica un porcentaje sobre la proporción de metros afectos, salvo que puedas probar otro porcentaje.

#El coche

El caso más restrictivo de todos y la fuente inagotable de discusiones.

En IRPF, la regla es dura: el vehículo solo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad. Y "exclusivamente" significa que no lo usas ni para ir al cine el sábado. Hay excepciones tasadas: taxis, autoescuelas, transporte de mercancías, agentes comerciales, vehículos de los que la empresa dispone para desplazamientos de sus trabajadores.

En IVA, es más flexible: la ley presume una afectación del 50 % para vehículos de turismo, y puedes deducir ese porcentaje del IVA sin tener que demostrar nada. Si puedes probar un uso mayor, puedes deducir más.

#Comidas y dietas

Deducibles con condiciones estrictas:

El gasto debe producirse en el desarrollo de la actividad, no en tu día a día normal.
Debe realizarse en establecimientos de restauración y hostelería.
Debe pagarse por medios electrónicos (tarjeta, transferencia, Bizum). En efectivo, no.
Hay límites diarios distintos según si hay o no pernocta y si es en España o en el extranjero.

Comer todos los días fuera porque trabajas fuera de casa no es una dieta deducible: es tu comida.

#Ropa

Solo si es ropa específica de trabajo: uniforme con tu marca, equipo de protección, bata, calzado de seguridad. Un traje para ir a reuniones no es deducible, aunque solo lo uses para eso. Este criterio es firme y está muy consolidado.

#Teléfono móvil

Si tienes una sola línea para todo, Hacienda no admite deducir el 100 %. La solución limpia y que evita cualquier discusión: una línea a tu nombre profesional dedicada a la actividad. Cuesta poco y elimina el problema de raíz.

#Regalos a clientes

Deducibles como atenciones a clientes, con un límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Los obsequios promocionales con tu logo tienen tratamiento propio.

#Lo que no es deducible, por mucho que te lo cuenten

Multas y sanciones, de cualquier tipo. Ni las de tráfico, ni las tributarias, ni los recargos.
Donativos y liberalidades, salvo los supuestos específicos de patrocinio.
El IVA soportado que ya has deducido en el modelo 303. Deducirlo también como gasto en IRPF es duplicar.
Gastos personales o familiares, aunque los pagues desde la cuenta del negocio. La cuenta no cambia la naturaleza del gasto.
Pérdidas del juego.
Tu propio sueldo. Como autónomo persona física no te pagas nómina: tu retribución es el beneficio. Esto cambia si constituyes una sociedad, como explicamos en autónomo o sociedad limitada.

#La deducción por gastos de difícil justificación

Si estás en estimación directa simplificada, puedes aplicar una deducción adicional sobre el rendimiento neto por gastos que no puedes documentar, con un porcentaje y un tope anual.

Es dinero que no requiere factura y que mucha gente no aplica por desconocimiento. Confirma el porcentaje y el límite vigentes, porque se han modificado.

#Cómo organizarte para no perder deducciones

Lo que de verdad marca la diferencia no es saber la lista: es el sistema.

Cuenta bancaria separada para la actividad. Es lo más rentable que puedes hacer por tu contabilidad, y es gratis.
Pide factura siempre, en el momento. Recuperar una factura tres meses después es una batalla perdida.
Fotografía cada factura en papel el mismo día. Los tickets térmicos se borran literalmente.
Revisa trimestralmente, no en junio. Cuando preparas el modelo 130 o el modelo 303, aprovecha para cuadrar los gastos del trimestre.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo deducir gastos anteriores a mi alta como autónomo?

Sí, los gastos previos necesarios para iniciar la actividad son deducibles, siempre que estén facturados a tu nombre y NIF y puedas acreditar su vinculación con el inicio. Para deducir el IVA de esas facturas conviene haber presentado el alta censal antes de soportarlas.

#¿Un ticket sirve como justificante?

Para el gasto en IRPF puede servir en algunos supuestos, pero para deducir el IVA necesitas factura completa con tus datos fiscales. En la práctica, pide siempre factura: te ahorra tener que distinguir.

#¿Puedo deducir el ordenador entero el primer año?

Depende del importe. Los elementos de inmovilizado de escaso valor pueden deducirse íntegramente en el ejercicio hasta un límite por elemento y un tope anual conjunto. Por encima de eso, se amortiza a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales.

#Si trabajo desde casa de alquiler, ¿puedo deducir el alquiler?

Sí, en la proporción de metros afectos, pero necesitas que el arrendador te repercuta IVA en esa parte y emita factura, lo que le obliga a hacer una operación que muchos particulares no quieren hacer. En la práctica es una de las deducciones más difíciles de materializar.

#¿Cuántos años tengo que guardar las facturas?

Al menos durante el plazo de prescripción tributaria, que es de cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Si el gasto es una inversión que amortizas durante varios años, guárdala hasta cuatro años después de la última amortización.

#¿Hacienda revisa de verdad estos gastos?

Sí, y sobre todo mediante comprobaciones automáticas que cruzan tus declaraciones con las de terceros. Los tres focos habituales son el vehículo, la vivienda y las comidas. Si tienes esos tres bien documentados, tu riesgo baja mucho.