Qué libros contables tiene que llevar un autónomo

Un autónomo persona física no lleva contabilidad mercantil. Esa es la buena noticia y es una de las ventajas reales frente a una sociedad. Lo que lleva son libros registro, que son bastante más simples.

Pero simples no significa opcionales. Y hay uno —el de bienes de inversión— que la mayoría no lleva y que le está costando dinero cada año.

#Los libros según tu régimen

Estimación directa simplificada (donde está la gran mayoría):

Libro registro de ventas e ingresos
Libro registro de compras y gastos
Libro registro de bienes de inversión

Estimación directa normal (actividades empresariales que superan el umbral de facturación): contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Estimación objetiva (módulos): libro de bienes de inversión y, en algunas actividades, registro de ventas. La diferencia entre regímenes está en la guía de estimación directa y módulos.

Y en IVA, con independencia del régimen de IRPF: libro registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y, si procede, de operaciones intracomunitarias.

#Qué va en cada uno

#Libro de ventas e ingresos

Una línea por factura emitida, con:

Número de factura
Fecha de expedición
Cliente: nombre y NIF
Base imponible
IVA repercutido, con su tipo
Retención de IRPF, si la hubo

#Libro de compras y gastos

Una línea por factura recibida, con los mismos campos desde el otro lado: número que tú le asignes, fecha, proveedor con NIF, base, IVA soportado y concepto.

El concepto importa. Agrupar por naturaleza (suministros, servicios profesionales, arrendamientos, tributos) es lo que te permite rellenar la declaración de la renta sin volver a clasificar nada en junio.

#Libro de bienes de inversión

Y aquí está el que casi nadie lleva.

Registra los elementos de inmovilizado —ordenador, mobiliario, vehículo afecto, maquinaria— con:

Fecha de adquisición y valor
Método y porcentaje de amortización
Amortización acumulada y la del ejercicio
Fecha de baja, si se vende o se da de baja

#Cómo llevarlos sin que sea un suplicio

Un programa de facturación. Registras la factura una vez y los libros salen solos. Es la razón principal por la que un programa vale su suscripción, más allá de cumplir Verifactu. Las opciones están en la comparativa de programas de facturación, incluida la gratuita de la Agencia Tributaria.

Cuenta bancaria separada. No es obligatorio para un autónomo persona física, pero convierte el extracto en un borrador de tus libros. Es lo más rentable que puedes hacer por tu contabilidad, y es gratis.

Registra semanalmente, no trimestralmente. Media hora los viernes en lugar de un sábado entero en abril. Y sobre todo: las facturas que faltan se detectan a tiempo, cuando el proveedor todavía contesta.

Fotografía los tickets el mismo día. El papel térmico se borra literalmente en unos meses. Y recuerda que para deducir el IVA hace falta factura completa, no ticket, como se explica en la guía de gastos deducibles.

#Cuánto hay que conservarlos

Cuatro años, que es el plazo de prescripción tributaria, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente.

Con dos matices que alargan el plazo:

Si un bien se amortiza durante varios años, conserva su factura hasta cuatro años después de la última amortización. Un vehículo puede implicar guardar la factura diez años.
Si has compensado bases negativas de ejercicios anteriores, conserva la documentación de esos ejercicios mientras la compensación pueda comprobarse.

Guárdalos en dos sitios: el disco del portátil y una copia en la nube o un disco externo. Perder los libros no te exime de nada.

#Formato: papel, Excel o programa

La normativa no impone un formato. Puedes llevarlos en papel, en hoja de cálculo o en un programa, siempre que contengan los datos exigidos y sean legibles y conservables.

Ojo con la distinción, que se confunde constantemente: puedes llevar los libros en Excel, pero no puedes emitir facturas con Excel. Los libros son un registro interno; la emisión de facturas está sujeta al reglamento de Verifactu, que exige registros inalterables y encadenados que una hoja de cálculo no proporciona.

#Preguntas frecuentes

#¿Tengo que legalizar los libros en el Registro Mercantil?

No. Los libros registro de un autónomo persona física no se legalizan ni se depositan. Esa obligación es de las sociedades, y es una de las diferencias de coste que conviene tener en cuenta en la comparación de autónomo o sociedad limitada.

#¿Puedo llevarlos en una hoja de cálculo?

Sí, para los libros registro es perfectamente válido. Lo que no puedes hacer con una hoja de cálculo es emitir las facturas.

#¿Qué pasa si no los llevo?

Es una infracción tributaria por incumplimiento de obligaciones formales, con sanción. Pero el perjuicio mayor suele ser otro: sin libros no puedes acreditar tus gastos, y en una comprobación los gastos no acreditados no se admiten.

#¿Los tengo que enviar a Hacienda?

No de forma periódica. Se conservan y se aportan si te los requieren en una comprobación. Distinto es el SII, que sí obliga a remitir los registros de facturación de forma casi inmediata, pero no afecta a la mayoría de los autónomos.

#¿Y si me equivoco en un asiento?

Corrígelo dejando rastro de la corrección, no borrándolo. Los libros deben reflejar la realidad y permitir seguir el hilo. Si el error afectó a una declaración presentada, valora una complementaria o una rectificación, como se explica en la guía del modelo 303.

#¿Necesito gestoría para llevarlos?

No necesariamente. Si tu actividad es sencilla y usas un programa, puedes llevarlos tú sin problema. La gestoría aporta más valor en las decisiones fiscales y en las declaraciones que en el registro mecánico de facturas.