Ordenador, silla y material: qué puedes deducir al empezar

Cuando te das de alta compras cosas: ordenador, monitor, silla, quizá una impresora. Y aparecen dos preguntas que casi nadie resuelve bien: cuánto de eso te puedes deducir, y si se deduce todo de golpe o poco a poco.

La respuesta depende de un número, y de una palabra.

#Por debajo de 300 €: deducción directa

Un teclado, un monitor de gama media, un disco duro, una silla, una lámpara o un router entran casi siempre aquí. Son elementos de inmovilizado material nuevo con valor unitario inferior a 300 €, y la ley permite amortizarlos libremente: en la práctica, deducirlos enteros el año que los compras.

El límite conjunto es de 25.000 € al año, cifra que un autónomo normal no roza ni de lejos.

El material fungible —folios, tóner, bolígrafos, cables— ni siquiera entra en esta discusión: es gasto corriente y se deduce directamente, sin más.

#Por encima de 300 €: se amortiza

Un portátil de 1.200 € no se deduce entero el primer año. Es un bien de inversión y se reparte a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales de amortización. Para equipos informáticos, el reparto habitual ronda los cuatro años.

No pierdes nada: deduces lo mismo, solo que repartido. Lo que cambia es el año en que te lo aplicas, y eso importa si estás empezando y tu primer ejercicio va justo.

#La afectación: aquí se pierde la mayoría

Un bien tiene que estar afecto a la actividad para deducirlo. Y la exigencia no es la misma para el IRPF que para el IVA, que es lo que confunde a todo el mundo.

En el IRPF se admite la afectación parcial en bienes divisibles: si el ordenador lo usas para trabajar y también para ver series, deduces la parte proporcional. Tienes que poder justificar el criterio.

En el IVA el artículo 95 de la Ley 37/1992 es más estricto: con carácter general exige afectación directa y exclusiva. Para bienes de inversión hay reglas específicas que permiten deducir en proporción al uso en la actividad, pero para el resto, un bien de uso mixto da problemas.

#Qué necesitas de verdad al empezar

Dicho lo fiscal, lo práctico. Esto es lo que se compra al montar una actividad de servicios, con el tratamiento de cada cosa:

Dos consejos antes de comprar, que valen más que la deducción:

• La silla es lo único que compensa gastar de más. Ocho horas al día durante años. El ahorro fiscal de una silla mala no compensa una espalda mala.
• El resto, ajustado. Deducir no es gratis: si un portátil de 1.500 € te "sale por 1.000" tras la deducción, sigues poniendo 1.000 € que antes tenías. Comprar para deducir es la peor razón para comprar.

Si estás montando el puesto, puedes ver monitores, sillas de escritorio y accesorios de oficina en Amazon. Compara precio unitario con el umbral de los 300 € antes de decidir cómo lo compras.

#Lo que hay que guardar

Sin esto, la deducción no existe aunque el gasto sea real:

1. Factura completa a tu nombre y NIF. Un ticket no vale para deducir el IVA. Si compras en una tienda online, pide factura, no el resguardo del pedido.
2. Pago justificado, mejor desde tu cuenta de la actividad.
3. Anotación en el libro registro correspondiente: gastos, o bienes de inversión si se amortiza. Cómo se llevan, en libros contables del autónomo.

El tercero es el que más se olvida. Tener la factura y no haberla anotado es lo que convierte una deducción correcta en una discusión.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo deducir un ordenador comprado antes de darme de alta?

Sí, si lo afectas a la actividad cuando empiezas. Se incorpora por su valor de mercado en ese momento, no por lo que pagaste. Necesitas poder acreditar ambas cosas.

#¿Y el móvil?

Es el caso más discutido, porque casi nadie tiene uno solo para trabajar. Con una línea exclusiva de la actividad y el terminal afecto, es defendible. Con un móvil y una línea únicos para todo, la parte proporcional en IRPF y el IVA cuesta sostenerlo.

#¿El software y las suscripciones?

Gasto corriente y deducibles: programa de facturación, alojamiento web, herramientas de diseño. Si usas software de facturación, la comparativa está en mejores programas de facturación.

#¿Puedo deducir el material si trabajo desde casa?

El material sí, con normalidad. Los gastos de la vivienda —luz, agua, internet, IBI— siguen otras reglas y tienen su propia guía en deducir la casa siendo autónomo.

#¿Qué pasa si vendo el equipo más adelante?

Si estaba amortizándose, hay que regularizar: la venta genera una ganancia o pérdida patrimonial en tu actividad. Guarda la factura de compra, porque la vas a necesitar para calcularla.

#¿Hace falta que la factura venga a nombre de la actividad?

A tu nombre y con tu NIF basta, porque como persona física la actividad no tiene un NIF distinto del tuyo. Lo que no vale es una factura a nombre de otra persona, aunque la hayas pagado tú.