Cobrar en efectivo: el límite de 1.000 € y lo que arriesgas

El límite está en 1.000 €, y la regla es más amplia de lo que la gente cree: se aplica a cualquier operación en la que al menos una de las partes actúe como empresario o profesional. No hace falta que lo sean las dos.

Si eres autónomo, eso significa todas tus operaciones. Vendas a una empresa o a un particular, el límite es el mismo.

#Cómo se cuenta el límite

Aquí está la trampa que más cara sale: el límite es por operación, no por pago.

No puedes cobrar una factura de 3.000 € en tres entregas de 1.000 € y dar el asunto por resuelto. La ley obliga a sumar todos los pagos de una misma operación o de operaciones relacionadas, precisamente para impedir el fraccionamiento.

Y si la operación supera el límite, no se puede pagar en efectivo ni una parte. No es que solo lo que pasa de 1.000 € tenga problema: es que la operación entera deja de poder pagarse así.

Los 1.000 € son el umbral general. Sube a 10.000 € cuando quien paga es una persona física sin domicilio fiscal en España y no actúa como empresario o profesional. Es la excepción del turista, y no se aplica a tu vecino.

#Qué cuenta como efectivo

Más cosas de las que parece:

• Billetes y monedas, obviamente.
• Cheques al portador.
• Cualquier otro medio físico y anónimo concebido para usarse como pago al portador.

No cuenta como efectivo lo que deja rastro: transferencia, Bizum, tarjeta, domiciliación o cheque nominativo. Cualquiera de ellos resuelve el problema.

#Cuánto cuesta cada tramo

La sanción es proporcional, así que crece con el importe. Sobre lo pagado en efectivo por encima del límite:

La última columna es la que conviene mirar: la multa la pagan las dos partes, así que el coste total de la operación es el doble de lo que cada uno ve en su expediente. En una reforma de 6.000 € cobrada en billetes, entre el cliente y tú se van 1.500 € con la reducción aplicada, o 3.000 sin ella.

Y el plazo de prescripción de esta infracción es de cinco años, así que un cobro de hace cuatro sigue siendo sancionable.

#La salida que casi nadie conoce

Esto está en la ley y apenas se comenta: quien denuncia queda exento.

Si has cobrado o pagado en efectivo por encima del límite, tienes tres meses desde la fecha del pago para comunicarlo tú a la Agencia Tributaria: la operación, su importe y la identidad de la otra parte. Si lo haces, no respondes por la infracción.

La otra parte sí.

Sobre la sanción hay una reducción del 50 % si se paga con conformidad y sin recurrir, en términos parecidos a las multas de tráfico. Aun así, sigue siendo mucho dinero por algo que se evitaba con una transferencia.

#Qué hacer si un cliente insiste

Pasa, sobre todo en oficios y reformas. Tres respuestas que funcionan:

1. Cóbralo por transferencia o Bizum. Es gratis, inmediato y elimina el problema. Si el cliente se resiste a dejar rastro, esa resistencia es el problema.
2. Si es una operación grande, ni lo valores. El riesgo no es proporcional: 750 € de multa por un cobro de 3.000 € se come el beneficio entero del trabajo.
3. Y emite la factura igual. Cobrar en efectivo no exime de facturar. Son dos cosas distintas y confundirlas suma un problema al otro: cómo hacerla, en cómo hacer una factura.

#Por qué existe este límite

No es recaudatorio: es de rastreo. El efectivo no deja huella, y sin huella no hay forma de cruzar lo que alguien factura con lo que alguien declara. La Ley 7/2012 introdujo la limitación con ese objetivo expreso, y la Ley 11/2021 la endureció bajando el umbral de 2.500 a 1.000 €.

Conviene entenderlo porque explica dos cosas que de otro modo parecen arbitrarias:

• Por qué responden las dos partes. Si solo respondiera quien cobra, bastaría con que el pagador insistiera. Sancionando a ambos, ninguno tiene incentivo para proponerlo.
• Por qué la denuncia exime. Es el mismo mecanismo que usan las normas de competencia con los cárteles: romper el acuerdo tácito entre las partes sale a cuenta para quien lo rompe primero.

#El plazo de conservación

Las operaciones en efectivo dentro del límite son perfectamente legales, pero hay que poder acreditarlas. La ley obliga a conservar los justificantes durante cinco años desde la fecha del pago, para acreditar que se hizo por debajo del umbral.

Cinco años, no cuatro. Es más que el plazo general de prescripción fiscal, y se olvida a menudo. Cómo se anota todo esto, en la guía de libros contables.

#Preguntas frecuentes

#¿El límite es con IVA o sin IVA?

Sobre el importe total pagado, IVA incluido. Una factura de 900 € más IVA supera los 1.000 € y ya no puede pagarse en efectivo.

#¿Y si cobro 1.000 € justos?

La ley dice "igual o superior a 1.000 euros". Los 1.000 € exactos ya están dentro de la prohibición.

#¿Puedo cobrar en efectivo de un particular?

Sí, por debajo del límite. Como tú actúas de empresario o profesional, la limitación se aplica igual aunque el cliente sea un particular residente.

#¿Bizum cuenta como efectivo?

No. Deja rastro identificable, así que no entra en la limitación. Tampoco la transferencia ni la tarjeta.

#¿Quién responde, el que paga o el que cobra?

Los dos. Es una infracción que pueden cometer ambas partes, y cada una responde de su sanción. Salvo que una denuncie en los tres meses siguientes, en cuyo caso queda exenta.

#¿Esto tiene que ver con VeriFactu?

Son cosas distintas: una limita el medio de pago y la otra regula cómo se emiten y conservan las facturas. Coinciden en la dirección, que es dejar rastro de las operaciones. VeriFactu está en su propia guía.