Cómo hacer una factura: todos los datos obligatorios

Una factura mal hecha no es un problema de estética: es un documento que tu cliente no puede deducir y que a ti te puede costar una sanción por incumplimiento formal. Y la mayoría de las facturas que circulan tienen al menos un defecto.

La buena noticia es que los datos obligatorios son una lista cerrada. Si están todos, la factura es válida.

#Los datos obligatorios, uno a uno

#1. Número y serie

El número tiene que ser correlativo y sin saltos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para facturas normales y otra para rectificativas), pero cada serie mantiene su propio orden.

Un formato que funciona bien: 2026-001, 2026-002. Incluye el año, así que cada 1 de enero puedes reiniciar el contador sin romper la correlación.

#2. Fecha de expedición

La fecha en la que emites la factura. Si la operación se realizó en una fecha distinta, hay que indicar también la fecha de la operación.

Esto importa porque determina en qué trimestre declaras la factura en el modelo 303.

#3. Tus datos fiscales

Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal completo. No vale "Estudio de diseño Marta": tiene que aparecer tu nombre legal.

#4. Los datos de tu cliente

Nombre o razón social, NIF y domicilio. Es el campo que más se rellena mal, y sin el NIF correcto tu cliente no puede deducir la factura.

Pide siempre los datos por escrito antes de emitir. Recuperar un NIF tres semanas después de un cliente que ya no contesta es una pérdida de tiempo evitable.

#5. Descripción de la operación

Suficiente para saber qué se ha facturado. "Servicios profesionales" es demasiado vago; "Diseño de identidad visual y manual de marca, según propuesta del 12/03" está bien.

Si hay varias líneas, cada una con su cantidad, precio unitario e importe.

#6. Base imponible

El importe de tu trabajo, sin impuestos. Es sobre esta cifra sobre la que se calculan el IVA y la retención.

#7. Tipo y cuota de IVA

El porcentaje aplicado y el importe que resulta, desglosados. Si en una misma factura hay operaciones a tipos distintos, cada tipo va con su base y su cuota por separado.

Si la operación está exenta o no sujeta, hay que indicarlo con mención expresa al artículo que lo ampara. No basta con poner "IVA 0 %".

#8. Retención de IRPF, si procede

Solo cuando facturas a empresas o a otros profesionales, y solo si tu actividad es profesional. Se resta de la base. Está desarrollado en la guía del modelo 130.

#9. Total

Base + IVA − retención. Es lo que te van a ingresar.

#El cálculo, con un ejemplo

Servicios profesionales por 1.000 €, IVA general, retención del 15 %:

Fíjate en lo importante: cobras 1.060 €, pero 210 € no son tuyos (los ingresas en el 303) y 150 € son un anticipo de tu IRPF que ya ha pagado tu cliente en tu nombre.

De esos 1.060 €, tuyos de verdad son 850 €.

#Factura completa o simplificada

La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) puede usarse en operaciones de importe reducido y en determinados sectores como hostelería o comercio al por menor. Lleva menos datos: no exige los datos completos del destinatario.

Pero tiene una consecuencia crítica: con una factura simplificada tu cliente no puede deducir el IVA. Si tu cliente es empresa o profesional, va a pedirte factura completa, y tienes que poder emitirla.

Por eso, si trabajas con empresas, emite siempre factura completa. La simplificada es para venta a particulares.

#Los errores que invalidan una factura

NIF del cliente incorrecto o ausente. El más frecuente y el que más quejas te va a traer, porque tu cliente no puede deducirla.

Numeración con saltos o repetida.

IVA sin desglosar. Poner "Total 1.210 € (IVA incluido)" no cumple: la base y la cuota tienen que aparecer separadas.

Exención sin justificar. Facturar sin IVA sin citar el artículo que ampara la exención.

Descripción genérica. "Trabajos varios" no identifica la operación.

Emitirla en un sistema que no cumple. Desde la entrada en vigor de Verifactu, el programa con el que emites tiene que generar registros inalterables y encadenados. Una plantilla de Word o una hoja de Excel no cumplen. En la comparativa de programas de facturación están las opciones, incluida la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.

#Plazos que hay que respetar

Cuándo emitirla: en el momento de la operación si tu cliente es un particular; antes del día 16 del mes siguiente si es empresa o profesional.

Cuánto guardarla: al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción. Si la factura documenta una inversión que amortizas, guárdala hasta cuatro años después de la última amortización.

#Preguntas frecuentes

#¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?

Necesitas al menos el alta censal en Hacienda (modelo 036 o 037), que es gratuita y no genera cuota. Otra cosa es si la actividad es habitual, que es cuando entra la obligación de darse de alta en el RETA. Lo desarrollamos en facturar sin ser autónomo.

#¿Tengo que poner IVA si mi cliente está en otro país de la UE?

Si tu cliente es una empresa con NIF-IVA intracomunitario válido, la operación va sin IVA español y con mención a la inversión del sujeto pasivo. Necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y presentar el modelo 349.

#¿Puedo modificar una factura ya emitida?

No. Una factura emitida no se edita ni se borra: se corrige emitiendo una factura rectificativa que la referencia. Con Verifactu esto pasa de buena práctica a imposibilidad técnica, porque el software no permite alterar el registro.

#¿La factura tiene que ir firmada?

No, la firma no es un requisito de las facturas ordinarias en papel o PDF. Lo que sí exige el reglamento de Verifactu es que el registro de la factura vaya firmado electrónicamente, y eso lo hace el programa automáticamente.

#¿Puedo enviar la factura por correo electrónico?

Sí, en PDF y sin ningún requisito especial, siempre que tu cliente lo acepte. Eso no la convierte en "factura electrónica" en el sentido legal: la factura electrónica obligatoria entre empresas exige un formato estructurado, y tiene su propio calendario.

#¿Qué pongo si no me han retenido pero soy profesional?

Nada especial: emites la factura sin línea de retención. La obligación de retener es de tu cliente y depende de su condición. Si no te retienen, ese IRPF lo adelantas tú en el modelo 130.