Factura proforma: qué es y por qué no es una factura

Una factura proforma no es una factura. Es la frase que evita casi todos los problemas con este documento: no tiene efectos fiscales, no se numera en tu serie, no se declara en el IVA y no obliga a nadie a pagar nada.

Lo que sí es: un presupuesto con forma de factura, que se envía cuando el cliente necesita ver exactamente cómo va a quedar el documento final antes de que exista.

#Para qué sirve de verdad

La proforma resuelve una situación concreta: alguien necesita un documento formal antes de que haya operación. Los cuatro casos habituales:

1. Presupuesto en firme. Un presupuesto normal puede parecer informal. La proforma, con el mismo aspecto que tendrá la factura, le enseña al cliente el importe exacto, el IVA aplicado y la retención si la hay. Sin sorpresas después.

2. Cobro por anticipado. Si trabajas con anticipo, el cliente necesita un documento para tramitar el pago internamente. La proforma se lo da sin que tú tengas que emitir una factura de algo que aún no has hecho.

3. Departamentos de compras y administraciones. Empresas medianas y organismos públicos suelen exigir un documento formal para abrir el expediente de gasto. Ahí la proforma es el estándar.

4. Aduanas y exportación. En envíos fuera de la UE acompaña a la mercancía para que aduanas valore el contenido. Es el uso original del documento, y el único en el que tiene nombre propio internacional.

#Qué tiene que llevar

Como no está regulada, no hay un contenido obligatorio. Pero si la haces mal deja de servir para lo que la haces. Lo que debe aparecer:

• La palabra PROFORMA bien visible, en el título y en la cabecera del documento.
• Tus datos completos: nombre, NIF y domicilio.
• Los datos del cliente.
• El detalle de los bienes o servicios, con precios unitarios.
• La base imponible, el tipo de IVA aplicable y la cuota.
• La retención de IRPF si tu actividad la lleva, con su porcentaje.
• Un plazo de validez. Sin él, un cliente puede aparecer seis meses después exigiendo ese precio.
• Las condiciones de pago y de entrega.

Para cuadrar el IVA y la retención antes de pasarlos al documento, tienes la calculadora de IVA e IRPF.

Calcularlo con nuestra herramienta

#Proforma, presupuesto y factura: las diferencias

La columna del medio es la que sorprende: la proforma se parece a una factura y no hace nada de lo que hace una factura. Ese es exactamente su propósito.

#El error que te deja un hueco en la serie

Numerarla dentro de tu serie de facturas.

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 exige que la numeración de las facturas sea correlativa dentro de cada serie. Si tu serie va 2026/001, 2026/002, 2026/003 y emites una proforma como 2026/004, pasa una de dos cosas, y las dos son malas:

• Si después facturas de verdad y sigues por 2026/005, te queda un hueco. En cualquier revisión hay que explicar qué pasó con el 2026/004. No está prohibido, pero has creado algo que justificar.
• Si reutilizas el 2026/004 para la factura real, tienes dos documentos distintos circulando con el mismo número. Si el cliente conserva la proforma, el descuadre es tuyo.

La solución es simple: numera las proformas en su propio contador, con un formato que no se pueda confundir. PRO-2026-001, o directamente PROFORMA 001/2026. Que se vea a simple vista que no pertenece a tu serie fiscal.

#Cuándo hay que emitir la factura de verdad

La proforma no se convierte sola. Tienes que emitir la factura cuando se produce el devengo del IVA, que según el artículo 75 de la Ley 37/1992 es, con carácter general:

• En entregas de bienes, cuando se ponen a disposición del comprador.
• En prestaciones de servicios, cuando el servicio se presta.
• En pagos anticipados, en el momento del cobro y por el importe cobrado.

Ese último punto es el que más se escapa. Si cobras el anticipo, ya hay devengo. No vale seguir con la proforma esperando a terminar el trabajo: en cuanto el dinero entra, toca factura por ese importe. La proforma sirve para pedir el anticipo, no para documentarlo una vez cobrado.

#Proforma y VeriFactu

Con la facturación verificable la duda aparece sola: ¿hay que registrar las proformas?

No. El sistema alcanza a los registros de facturación, y una proforma no es una factura: no genera registro ni entra en la cadena de huellas.

Lo que sí conviene es comprobar que tu programa tampoco lo hace por error. Una herramienta que trate la proforma como registro de facturación está metiendo ruido en una cadena que luego tiene que cuadrar. A quién obliga y desde cuándo, en la guía de VeriFactu.

#Preguntas frecuentes

#¿La proforma obliga al cliente a pagar?

No. No es un documento exigible: es una oferta. Si el cliente no paga, no tienes un impago que reclamar, tienes un presupuesto que no ha aceptado. Para reclamar hace falta factura, y el procedimiento está en cómo cobrar facturas impagadas.

#¿Puedo deducir el IVA de una proforma que he recibido?

No. Solo la factura completa da derecho a deducir. Si un proveedor te manda una proforma y tú la pagas, pídele la factura: sin ella ese IVA no entra en tu modelo 303.

#¿Tengo que conservar las proformas?

Fiscalmente no, porque no forman parte de tus libros registro. Comercialmente conviene: son la prueba de lo que ofreciste y a qué precio, y resuelven discusiones sobre lo pactado.

#¿Vale una proforma para pedir una subvención o un préstamo?

Normalmente sí, y es uno de sus usos más frecuentes. Bancos y organismos la aceptan como acreditación del gasto previsto. Revisa el plazo de validez que le pusiste: si caduca antes de que resuelvan, te la devuelven.

#¿Se puede emitir una proforma sin estar dado de alta?

El documento sí, porque no tiene valor fiscal. Otra cosa es la operación que viene después: para facturarla hace falta estar de alta, con los matices de facturar sin ser autónomo.

#¿Qué pasa si el cliente la contabiliza como factura?

Se la van a rechazar, pero te salpica: acabará pidiéndote una factura que cuadre con un documento que no lo era. Por eso importa que la palabra PROFORMA se vea y que el número no se parezca al de tu serie.